Protokol sözcüğü Fransızcadan Türkçeye geçmiş iletişim kuralı anlamındaki kelimedir. TDK sözlüğünde “Resmi işlemlerde ve ilişkilerde ciddiyet. Diplomatlıkta ve devletler arasındaki ilişkilerde geçen yazışmalarda; resmi törenlerde, devlet başkanları ile onların temsilcileri arasındaki görüşme ve temaslarda uygulanan kurallar; Bir toplantı, soruşturma, oturum sonunda imzalanan belge, Resmî ilişkilerde ve işlemlerde ciddiyet” şeklinde yer alır.

Protokol, devlet hayatında ve uluslararası ilişkilerde; ulusal düzeyde siyasi, askeri, mülki, idari, akademik, eğitim, adli, dinî, sportif alanda; kamu, kurum ve tüm kuruluşlarda düzenlenen toplantı ve törenlerde, etkinliklerde, resmi davet, kabul ve ziyafetlerde, resmi görüşmelerde uygulanan ilke ve kurallardır. Protokolün amacı teşrifat uygulamalarında uzun süredir kabul görmüş ve uygulanmaya devam edilen düzeni sağlayan toplumsal ilişkilerin gelişimine katkı sağlayan, nezaket ve saygı ortamını oluşturmaktır.

Protokol kurallarının eğitim sistemi içerisinde yönetici, öğretmen, veli ve öğrenciler tarafından bilinmesi ve uygulaması oldukça önemlidir. Çünkü milli eğitim sisteminin amaçlarından biri ahlak bakımından güçlü, topluma karşı duyarlı, kültürel değerleri benimseyen bireyler yetiştirmektir. Bu bakımdan milli eğitimin kurumsal boyutunu oluşturan yönetim kademesinde ve okullarda uyulması gereken kurallar; ayrıca sosyal yaşamda özen gösterilmesi gereken kurallar, örneklik teşkil etmesi bakımlarından eğitim çalışanlarının vazgeçilmez temel kurallarını oluşturmaktadır.

Milli Eğitim Bakanlığının merkez ya da taşra örgütünde çalışan yönetici ve diğer çalışanlar, okullarda görev yapan yöneticiler ve memurlar her gün resmi yazılar yazmakta, toplantı, davet ve törenlere katılmakta, resmi konuşmalar, görüşmeler yapmaktadır. Özellikle eğitim yöneticileri konuşmalarıyla, tavırlarıyla, kıyafetleriyle kendi kurumlarını temsil etmektedir. Eğitim yöneticilerinin bu temsil niteliği protokol kurallarına riayet etmeleriyle döğru orantılıdır.

Makam Protokolü

Kamu kurum ve kuruluşlarında örgütü temsil eden yöneticilerin oturdukları odaya ve temsil ettikleri mevkiye “makam” denir. Makam, saygınlık ve otoriteyi temsil etmektedir. Makam odaları yöneticilerin çalışma alanları olduğu kadar, gelen ziyaretçileri ağırlama alanı olduğu  için yeri, dizaynı ve büyüklüğü önemlidir.

Bakan, Bakan Yardımcısı, Genel Müdür, İl-İlçe Milli Eğitim Müdürleri gibi üst düzey yöneticilerin makam odaları iki bölümden oluşmalıdır. Birinci bölüm çalışma ve konukların ağırlandığı çalışma odası, ikinci bölümde günlük ihtiyaçlarını giderebilecekleri dinlenme odası bulunmalıdır. Makam odasında bulunan çalışma masasının önüne iki veya dört kişinin oturabileceği karşılıklı koltuklar konmalıdır. Burası makama bilgi vermek için gelen astlar ile vatandaşların kısa süreliğine ağırlandıktan yerlerdir. Makamda onur konuklarının ve üstlerin ağırlanması için konuk köşesi oluşturulmalıdır. Makam odalarında astın veya ziyaretçinin protokol kurallarına uyması kişiye değil makama saygıyı ifade eder.

Milli Eğitim Bakanlığı merkez örgütü ile il-ilçe milli eğitim müdürleri ve okul yöneticileri başta olmak üzere tüm eğitim çalışanlarının makama kabulde uyması gereken kurallar şu şekilde sıralanabilir:

• Makam sahibi görüşmek için gelen astlarını makam koltuğundan ayağa kalkarak, ellerini sıkarak karşılamalı ve oturmaları için yer göstermelidir. Uygun olan kabul şekli makam koltuğunda oturarak kabul etmek ve görüşmektir.
• Makam sahibinin üstleri, denkleri ve protokol yönünden kendinden önde gelenler ya da kendisine onur veren önemli şahsiyetler geldiğinde kurum kapısının önünde karşılamalıdır. Ancak denklerini daha önce ziyaret etmiş ve nasıl karşılanmışsa o da gelen konuğunu aynı şekilde karşılamalıdır.
• Oturmaları için yer göstermeli, amiri dışındaki konuklarını makam koltuğuna buyur etmemelidir. Makam odasında oturulması gereken koltuk, makam sahibinin gösterdiği koltuktur.
• Konuklar, konuk köşesinde ağırlandığında başköşeye üst yönetici, onun sağındaki koltuğa ev sahibi gelecek şekilde oturmalıdır.
• Makam sahibi en üst makam konumundaysa en kıdemli kişi makam sahibinin sağına gelecek şekilde oturmalıdır.
• Makama gelen konuklara ikramda bulunulmalı, ikram Türk konukseverliğinin göstergesi olduğu için yöresel lezzetler sunulmaya özen gösterilmelidir.
• Makam sahibinin gelen konuğa ayırdığı zaman, yapılan ikramda kendi içeceğini bitirme süresi kadardır.
• Makamda görüşme veya toplantı yapılırken içeriye kimse alınmamalı, evrak imzalanmamalı, önemli bir telefon geldiğinde konuktan izin alınarak dinlenme odasında görüşme gerçekleştirilmelidir.

Makama çağrılan, bilgi vermek amacıyla gelen astların uyması gereken davranış kurallarını ise şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Makam sahibi otur demeden astların makamda oturması uygun değildir. Kısa görüşmelerde ayakta bilgi verilmeli, uzun sürecekse müsaade istenerek uygun yere oturulmalıdır.
• Makama gelirken hazırlıklı gelinmeli, kalem, not almak için ajanda bulundurulmalı, makam masasından kalem ve not kâğıdı alınmamalıdır.
• Makamdan çağrıldığında niçin çağrıldığı biliniyorsa konuyla ilgili hazırlıklar tamamlanarak gerekli dokümanlarla gidilmeli, anlatılacak konular kısaca özetlenmelidir.
• Makama sunulacak veya verilecek her şey sağ elle verilmeli, makamdan verilen her şey sağ elle alınarak sol elde tutulmalıdır.
• Makama evrak imzalatmak veya bir şey takdim etmek üzere gidildiğinde masayla araya üç adım mesafe konulmalı, bu mesafe bir adımdan az bir mesafeye indirilmemelidir. Masanın arkasına ise kesinlikle geçilmemelidir.

Makama gelen konukların uyması gereken davranış kuralları şu şekilde sıralanabilir:

• Randevu alınmadan makam ziyareti yapılmamalıdır.
• Makama girmeden önce cep telefonu kapatılmalı ya da sessiz konuma getirilmelidir
• Makama temiz ve düzgün kıyafetler ile gidilmeli, içeriye kaban, şemsiye, palto, eldiven gibi giysilerle girilmemelidir.
• Makamda görgü ve nezaket kuralları çerçevesinde görüşme gerçekleştirilmeli, yersiz konuşma ve tartışmalarda bulunmamalıdır.
• Makamda görüşme süresi 20 dakikayı geçmemeli, daha uzun sürecekse randevu alırken belirtilmelidir.
• Makam sahibi tokalaşmak için elini uzatmadıkça el uzatmamalıdır
• Makamda yapılan ikramlar reddedilmemelidir.
• Makam sahibinin gösterdiği yere oturmadan önce makam sahibinin oturması beklenmelidir.

Ziyaret Protokolü

Kamu, kurum ve kuruluşlarda, sosyal ve özel yaşamda karşılama ve uğurlama konuğa verilen önem ve değeri gösterir. Milli Eğitim Bakanlığı merkez ve taşra örgütlerinde görüşme yapma, bilgi verme-alma gibi çeşitli nedenlerle birimler arası ziyaretler yapılarak bir yönetici diğerine konuk olmaktadır. Amaç ne olursa olsun bu tür ziyaretlerde dikkat edilmesi gereken kurallar vardır. Konukları karşılama ve uğurlama konusunda uyulması gereken protokol kuralları şu şekilde sıralanabilir:

• Bir konuğun muhatabı, kendisini davet veya kabul eden aynı mevki ve statüdeki eş düzey yöneticidir. Karşılama yeri konuğun ast, üst, eş düzey; davetli, haberli ve habersiz olmasına göre değişir. Ayrıca konuğun ziyaret amacı ve ziyaret biçimi ile görüşme konusunun önemi de karşılama ve uğurlama biçimini etkiler.
• Yöneticiler, davet ya da kabul ettikleri ziyaretçileri kendi katlarında ve kapılarında karşılar ve asansör kapısından veya merdiven başından uğurlarlar. Üst ziyaretçilerini ise dış kapıda karşılar ve buradan uğurlar.
• Onur konukları uçakla geldiklerinde havaalanında; karayoluyla geldiklerinde bina önünde karşılanır ve buradan uğurlanırlar.
• Karşılamada ev sahibi yönetici, gelen üst konuğa veya onur konuğuna “şeref verdiniz”; eş düzey veya ast konuğa “hoş geldiniz” diyerek el sıkarak karşılar.
• Eş düzey bir konuğu ya da ziyaretçiyi karşılamada karşılıklılık esastır. Bir yönetici, daha önce kendi düzeyindeki bir yöneticiye davetli ya da randevulu olarak gittiğinde, o yönetici kendisini nerede, nasıl karşılamış ise; kendisi de onu aynı biçimde karşılar. İlk kez kendisi davet ediyor ise, bu konuğu bina önünde ilgili yardımcısı karşılar; kendisi makam kapısında karşılar.
• Kurumun bağlı ya da ilgili olduğu üst yönetici kuruma ilk kez ziyarete geldiğinde, ev sahibi yönetici, bu yöneticiyi yardımcılarıyla birlikte bina önünde karşılar.
• Kurumun bağlı veya ilgili olmadığı bir üst yönetici kuruma geldiğinde, ziyaretçiyi protokol ya da sekreteri veya yardımcısından biri karşılar.
• Üst ya da eş düzey bir yönetici randevu almadan veya haber vermeden ziyarete geldiğinde, sekreteri veya yardımcıları yöneticiyi haberdar eder; yönetici de onu makam kapısı önünde karşılar ve konuk kabul köşesine buyur eder. Ev sahibi yöneticinin, gelen üst veya eş düzey ziyaretçisini yerinde oturarak veya olduğu yerde ayakta bekleyerek karşılaması saygısızlıktır.
• Bütün kurumlarda astlar, üstlerin ziyaretçisidir. Astın ziyaret talebi, üst tarafından kabul edildiği takdirde ziyaret gerçekleşir. Üst, ast ziyaretçiyi sadece yerinde ayağa kalkarak ve el sıkarak karşılar.

Kaynak

Aydoğan, İ., & Şarlayan, N. (2023(2.Baskı)). Eğitimde Nezaket. Ankara: Pegem Akademi.